Door: Marc Wessels 

Nu de brexit eraan komt, is de kans groot dat je vaker in het Engels gaat e-mailen. Er komen immers veel internationale bedrijven en werknemers naar de Nederlandse markt. Hoe schrijf je in correct Engels een e-mail of brief? Welke standaardzinnen gebruiken native speakers? Hoe begin je, hoe sluit je af?

De aanhef van je e-mail

De aanhef van een Engelse e-mail lijkt niet het grootste probleem, maar is wel degelijk het punt waarop het vaak misgaat. De aanhef die je gebruikt hangt af van de persoon aan wie je schrijft. Moet jouw aanhef formeel zijn of juist niet? Benader je één persoon of meer personen? En ken je de ontvanger wel of niet?

Aanhef en afsluiting wanneer je de naam van de geadresseerde niet kent (formeel).

  • Dear Sirs, … Yours faithfully,
  • Dear Sir or Madam, … Yours faithfully,
    (let op het gebruik van de hoofdletters)

Aanhef en afsluiting wanneer je de naam van de geadresseerde wel kent (formeel).

  • Dear Mr/Mrs/Ms Hanson, … Yours sincerely,

Aanhef en afsluiting wanneer je de naam van de geadresseerde kent (informeel).

  • Dear Jack, … Best wishes/Kind regards,
  • Hi Jack, … All the best,

Aanhef wanneer je mailt naar meerdere personen tegelijk.

  • Dear all, …
  • Dear colleagues, …

Begin met de reden van schrijven

Vaak wordt gezegd dat Nederlands direct zijn in de communicatie. Als het gaat om e-mailen, geldt dit voor Engelsen ook. Begin je mail met de reden waarom je iemand schrijft. Waar ga je het over hebben? Hieronder staan een aantal standaardzinnen die je kunt toepassen:

  • I am writing to enquire about …
  • I write regarding …
  • I am writing in reply to your letter of 8 June, …
  • Thank you for your letter regarding …

Hoe sluit je jouw mail af?

Net als in het Nederlands, schrijf je ook in het Engels wat je van de ontvanger van jouw mail verwacht. Geef duidelijk aan wat de volgende stap moet zijn. Gebruik geen vertaling van ‘We hopen je voldoende te hebben geïnformeerd’. Voor de afsluiting van je Engelse e-mail kun je de onderstaande standaardzinnen gebruiken:

  • If you require any further information, feel free to contact me.
  • Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
  • I look forward to your reply.
  • I look forward to hearing from you.
  • We look forward to a successful working relationship in the future.
  • We would appreciate your immediate attention to this matter.
  • Many thanks in advance for your advice.

Bijlage toevoegen? Zo kondig je dat aan

De fout die Nederlanders het meest maken bij het schrijven van een Engelse e-mail is het gebruik van het woord hereby. ‘Hereby I attach …’ voor het toevoegen van een bijlage. Hereby is grammaticaal correct, maar erg ouderwets. Kies voor een hedendaags alternatief:

  • Please find attached…
  • I attach … to this e-mail.
  • I am delighted to be able to send you… , which you will find attached to this mail.
  • In the attachment, you will find…

Zakendoen na de Brexit?

Wil je zakendoen met het Verenigd Koninkrijk, dan zijn professionele Engelse vertalingen en een goede Engelse taalvaardigheid essentieel. Bekijk ons aanbod: